Una empresa puede crecer, vender más y seguir obteniendo buenos resultados mientras acumula pequeñas ineficiencias que, con el tiempo, empiezan a cobrarse en horas, decisiones y capacidad de gestión.
Hay deudas que cualquier empresa conoce con precisión. Están registradas, tienen un monto, una fecha y tarde o temprano aparecen en el balance.
Hay otras que no.
En estas últimas semanas, trabajando dentro de una organización que ha tenido un crecimiento importante durante los últimos años, volví a encontrarme con algo que probablemente sea mucho más frecuente de lo que pensamos.
No encontré una empresa desordenada. Tampoco personas haciendo mal su trabajo.
Encontré algo bastante más interesante: muchas buenas soluciones construidas en distintos momentos de la historia de la empresa.
Una planilla creada para resolver una necesidad concreta. Un control que alguien incorporó porque había que asegurarse de que determinada información llegara. Un registro adicional que permitió tener mayor seguridad. Una validación manual que, cuando el volumen era otro, probablemente insumía apenas unos minutos.
Cada decisión tenía sentido.
Y muchas de ellas seguramente contribuyeron a que la empresa pudiera seguir funcionando mientras crecía.
El problema es que las empresas cambian, pero las soluciones que construimos dentro de ellas no siempre cambian a la misma velocidad.
Lo que funcionaba perfectamente con determinado volumen de operaciones puede empezar a tensarse cuando ese volumen aumenta. Un proceso que podía depender razonablemente de una persona empieza a convertirse en un riesgo cuando esa persona concentra cada vez más información, controles y decisiones.
Y una planilla que nació para ahorrar trabajo puede terminar necesitando otras planillas, validaciones y controles para mantenerse actualizada.
No ocurre de un día para otro.
Se acumula.
El costo aparece en el trabajo cotidiano
Ahí es donde empieza a aparecer una especie de deuda organizacional.
No necesariamente la vemos en un estado contable, pero la organización la paga todos los días.
La paga cuando alguien tiene que ingresar nuevamente un dato que ya existe en otro lugar. Cuando un responsable necesita abrir una planilla para comprobar que algo ocurrió. Cuando una decisión queda esperando porque solo una persona sabe cómo resolverla. Cuando un área necesita información de otra y el mecanismo para obtenerla sigue dependiendo de mensajes, recordatorios y seguimiento personal.
Individualmente son cosas pequeñas.
El problema aparece cuando empezamos a sumarlas.
Porque detrás de cada una hay minutos, interrupciones y atención. Y, sobre todo, personas utilizando capacidad que podría estar destinada a analizar, anticipar, decidir o mejorar.
En el trabajo de campo esto se vuelve particularmente visible.
Cuando uno se sienta al lado de las personas y observa cómo transcurre realmente una jornada aparecen cosas que difícilmente puedan comprenderse mirando solamente un organigrama o leyendo un procedimiento.
Aparece el Excel que alguien abre todas las mañanas.
La información que se copia de un lugar a otro.
La consulta que siempre termina en la misma persona.
El control que alguien incorporó hace años y que nadie volvió a preguntarse si todavía era necesario.
Y aparece también algo que considero importante: la enorme capacidad que desarrollan las personas para compensar las limitaciones de los sistemas en los que trabajan.
Muchas veces aquello que desde afuera parece desorganización es exactamente lo contrario.
Es gente haciendo un enorme esfuerzo para que las cosas funcionen.
Profesionalizar no siempre significa agregar
Cuando hablamos de profesionalización empresarial solemos imaginar nuevas herramientas, sistemas, procedimientos, indicadores o estructuras.
Todo eso puede ser necesario.
Pero cada vez estoy más convencido de que profesionalizar también implica saber qué podemos dejar de hacer.
Qué control dejó de aportar valor.
Qué información podemos conectar.
Qué tarea podemos automatizar.
Qué decisión puede dejar de subir innecesariamente hasta un responsable.
Qué conocimiento necesitamos sacar de la cabeza de una persona para convertirlo en capacidad de la organización.
No se trata de transformar todo porque sí.
Tampoco de reemplazar cada Excel por un software.
Se trata de entender primero cómo funciona realmente el trabajo y preguntarnos si la estructura que construimos para sostenerlo sigue siendo adecuada para la empresa que tenemos hoy.
Porque probablemente muchas de esas soluciones fueron buenas.
El problema es pedirles que sigan resolviendo indefinidamente una realidad para la que nunca fueron diseñadas.
Crecer también implica revisar lo construido
Hay un momento en la evolución de muchas empresas en el que seguir agregando esfuerzo deja de ser suficiente.
La organización necesita detenerse un momento y mirarse.
No porque esté funcionando mal.
Precisamente porque funcionó, creció y ahora enfrenta problemas diferentes a los que tenía cuando construyó muchas de sus formas de trabajar.
Ese es uno de los aspectos que más me interesa del trabajo organizacional: entrar sin asumir que hay que cambiarlo todo, entender primero por qué las cosas funcionan como funcionan y, desde ahí, ayudar a distinguir qué merece conservarse, qué necesita evolucionar y qué simplemente ya cumplió su función.
A veces el primer indicador de que una empresa necesita revisar su forma de trabajar no aparece en el balance.
Aparece en otra parte.
En el tiempo que falta.
En las decisiones que esperan.
En los líderes que sienten que todo termina pasando por ellos.
En las personas que hacen dos veces una tarea que debería ocurrir una sola.
Son costos difíciles de contabilizar.
Pero la organización los paga todos los días.
Si tu empresa creció y algunas formas de trabajar empiezan a quedar chicas para la realidad actual, en Talent HR Uruguay acompañamos procesos de diagnóstico, orden y desarrollo organizacional para que la gestión evolucione junto con el negocio.